AI use case kiezen is de beslissing met de grootste invloed op je eerste project, groter dan de toolkeuze en groter dan het budget. Kies je een proces dat te breed is, dan duurt het traject een jaar en zie je nooit een resultaat. Kies je een proces met veel herhaling en een duidelijke uitkomst, dan heb je binnen zes weken iets dat werkt en dat je kunt laten zien.
Dit artikel geeft een scorekaart waarmee je kandidaten vergelijkt, vijf use cases die bijna altijd goed scoren, de valkuilen die een eerste project laten stranden en een stappenplan van zes weken.
#Wat een goede eerste use case is
Een eerste use case moet vooral bewijs opleveren. Je wilt na zes weken kunnen zeggen: dit werkt, dit scheelt zoveel uur en dit gaat door. Alles wat dat in de weg staat, is voor een later stadium.
Zes kenmerken voorspellen of een eerste project slaagt.
| Kenmerk | Goed | Slecht |
|---|---|---|
| Frequentie | Dagelijks terugkerend werk | Eenmalige of jaarlijkse taken |
| Tijd per keer | Tientallen minuten per keer | Enkele minuten per keer |
| Uitkomst | Aanwijsbaar resultaat, zoals een offerte of een antwoord | Een mening of een gevoel |
| Data | Aanwezig en digitaal | In een kast of in iemands hoofd |
| Eigenaar | Iemand die het proces dagelijks ziet | Een stuurgroep zonder gebruiker |
| Risico | Fouten zijn herstelbaar | Fouten komen direct bij de klant |
De combinatie van frequentie en tijd per keer bepaalt de omvang van de winst. Een taak van twintig minuten die dagelijks terugkomt bij drie mensen is interessanter dan een taak van twee uur die twee keer per jaar voorkomt.
Er is nog een praktische toets: kun je de uitkomst in één zin beschrijven? “De offerte staat klaar om te versturen” is een uitkomst. “De afdeling werkt efficiënter” is dat niet, want niemand kan zien of het waar is. Hoe scherper die ene zin wordt, hoe makkelijker het is om het traject in zes weken af te ronden en om achteraf te laten zien dat het iets heeft opgeleverd.
#AI use case kiezen met een scorekaart
Om kandidaten eerlijk te vergelijken, gebruik je een eenvoudige scorekaart. Vijf criteria, elk met een score van één tot vijf, en een weging die past bij jouw situatie.
| Criterium | Wat je beoordeelt | Weging |
|---|---|---|
| Tijdwinst | Hoeveel uur per maand komt er vrij | 3 |
| Databeschikbaarheid | Is de input digitaal en compleet | 3 |
| Uitvoerbaarheid | Kan het in zes weken, met de mensen die je hebt | 2 |
| Risico | Wat gebeurt er als de output fout is | 2 |
| Draagvlak | Wil de afdeling het zelf | 2 |
Vermenigvuldig de score per criterium met de weging en tel op. Een kandidaat onder de vijftig punten is een project voor volgend jaar.
#Vijf kandidaten die bijna altijd goed scoren
Bij een bedrijf van tien tot honderd mensen komen deze vijf telkens terug. Ze scoren hoog op tijdwinst en laag op risico, en dat is precies de combinatie die je voor een eerste traject wilt.
- Offertes en voorstellen uitwerken. Vaak een halve dag per stuk, met veel vaste tekst en een paar variabele delen. Een model dat de basis schrijft en de calculatie overlaat aan de calculator levert direct tijdwinst.
- Klantvragen per mail beantwoorden. Voorgestelde antwoorden, geen automatische verzending. De medewerker blijft beslissen, het model doet het voorwerk.
- Verslagen en gespreksnotities. Een transcript of ruwe notities omzetten naar een actielijst met eigenaren en data. Laag risico, hoge frequentie.
- Informatie uit documenten halen. Ordernummers, leverdata en bedragen uit een stapel pdf’s trekken zonder overtypen. Dit is vaak de stille winnaar, omdat het saai en tijdrovend werk is.
- Interne kennis ontsluiten. Procedures, handleidingen en eerdere oplossingen vindbaar maken voor nieuwe medewerkers. Let op: dit werkt alleen als de documenten actueel en vindbaar zijn.
#Valkuilen bij het AI use case kiezen
Vier fouten zorgen voor bijna alle mislukte eerste projecten.
Het proces is te breed. Je kiest klantcontact in plaats van klantvragen per mail beantwoorden. Een breed proces heeft honderd uitzonderingen en dus geen afgerond resultaat.
De tool bepaalt de keuze. Je kiest het proces omdat de tool het kan, en niet omdat het proces tijd kost. Draai de volgorde om: eerst het proces, dan de tool.
Er is geen eigenaar met mandaat. Zonder iemand die knopen doorhakt bij uitzonderingen, blijft het project in de testfase hangen.
De data zijn niet op orde. Als de input in drie systemen staat met verschillende schrijfwijzen, gaat het eerste traject op aan opruimen. Dat is nuttig werk, maar plan het als aparte fase en niet als onderdeel van je pilot.
#Zo loop je het stappenplan in zes weken
Week 1: taken verzamelen. Loop met twee afdelingshoofden door een normale werkdag en schrijf alle terugkerende taken op. Schat tijd en frequentie per taak.
Week 2: scoren en kiezen. Vul de scorekaart in voor de vijf beste kandidaten. Kies de hoogste score en leg vast wat je bewust laat liggen.
Week 3: de uitkomst vastleggen. Schrijf op hoe het resultaat er precies uitziet: welke velden, welke opmaak, wie controleert. Verzamel twintig echte voorbeelden uit het verleden, inclusief de lastige gevallen.
Week 4: proefdraaien. Laat de gekozen oplossing op de twintig voorbeelden werken en vergelijk met wat er werkelijk is gemaakt. Let op de uitzonderingen, die bepalen of het in de praktijk werkt.
Week 5: in het werk zetten. Koppel het aan het systeem waar het werk gebeurt: de mailbox, het offerteprogramma of de administratie. Een aparte omgeving wordt vergeten.
Week 6: meten en beslissen. Meet de uren voor en na, bij dezelfde mensen. Besluit of het traject doorgaat, wordt bijgesteld of stopt.
Implementatie-inspanning: ongeveer twee dagen voor het verzamelen en scoren, twee dagen voor de voorbeelden, en een halve dag per week van de eigenaar.
#Conclusie
AI use case kiezen gaat over beperken. Neem een taak die dagelijks terugkomt, een uitkomst die je kunt aanwijzen, data die digitaal beschikbaar zijn en een eigenaar die het werk dagelijks ziet. Scoor je kandidaten met dezelfde maatstaf, kies de hoogste en laat de rest zes maanden liggen. Wie zijn eerste project klein houdt, heeft na zes weken iets werkends. Wie meteen het hele klantcontact wil doen, is na een jaar nog aan het inrichten.
Wil je weten welke processen in jouw bedrijf het meeste opleveren? Plan een proces-scan en we brengen ze in kaart.